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Dans le monde du travail contemporain, le concept même du poste de travail fixe est devenu désuet. Les employés passent dorénavant de plus en plus de temps en télétravail, en réunions ou en déplacements professionnels. Afin de s’adapter autant que possible à ces nouvelles circonstances, de nombreuses agences et entreprises ont opté pour des fonctionnements flexibles de leur bureau. Ce guide vous en apprendra plus sur le desk sharing, en quoi cela consiste, quels sont les avantages et les inconvénients, ainsi que les exigences que votre entreprise doit remplir afin de mettre en œuvre ce mode de fonctionnement.
Desk sharing : définition
Le desk sharing se caractérise par le fait que les employés n’ont pas de poste fixe au bureau, mais qu’ils s’assoient chaque jour à un poste différent. Ce principe est également connu sous le terme de bureau partagé. Les employés partagent les postes de travail disponibles au sein du bureau.
Lorsque les employés arrivent au bureau le matin, ils s’installent à un poste libre, mettent en place leur ordinateur portable et passe leur journée à travailler à cette place. Une fois la journée finie, l’employé vide son bureau, de sorte qu’il soit disponible pour un autre membre de l’équipe le lendemain.
Il n’existe pas de définition uniforme concernant le desk sharing. Cela signifie que chaque entreprise peut avoir des conceptions différentes de ce que doivent inclure les postes de travail. Typiquement, les postes de travail flexibles se présentent ainsi :
- Chaque bureau dispose du même équipement,
- la conception des bureaux est ouverte, c’est-à-dire qu’il n’y a généralement pas de cloisons,
- l’accès aux serveurs de l’entreprise ou aux services cloud est possible pour tous les employés et depuis n’importe quel poste.
Les objectifs du desk sharing
Économie de coûts
Avec le desk sharing, vous pouvez optimiser vos bureaux et ainsi limiter les coûts. En effet, dans un bureau, il est rare que tous les employés soient présents en même temps, que ce soit en raison d’horaires de travail flexibles, de réunions, de télétravail, de déplacements professionnels ou de vacances. Avec le desk sharing, les entreprises évitent les espaces de bureaux et postes de travail inoccupés.
Par exemple, une entreprise qui dispose de 400 postes de travail pour 500 employés, assure une utilisation optimale des postes et réduit les coûts. Cela vous permet de :
- Louer moins d’espace de bureau,
- entretenir et chauffer moins d’espace de bureau,
- fournir moins de matériel informatique, comme des stations d’accueil, des écrans, etc.
Promotion de la créativité
Occuper un nouveau poste de travail chaque jour limite la routine et offre de la flexibilité mentale à vos employés, ce qui peut conduire à une meilleure créativité. Si une personne s’assoit chaque jour à côté de personnes différentes, des conversations intéressantes peuvent émerger et révéler de nouveaux points de vue.
Pour quels types d’entreprises le desk sharing est-il adapté ?
Ce mode d’aménagement ne convient pas à toutes les entreprises. Toutefois, si vous êtes concernés par les situations suivantes, le desk sharing peut constituer une bonne alternative :
- Si vous avez de nombreux employés en service externe ou en télétravail, qui ne viennent qu’un ou deux jours par semaine.
- Si beaucoup de vos employés passent régulièrement du temps hors de leurs bureaux, par exemple, s’ils sont souvent en réunion, en voyage d’affaires ou sur différents sites.
- Si vos employés travaillent principalement sur PC ou autre dispositif électronique.
- Si vos employés travaillent uniquement sur du matériel informatique standard. Ils n’ont, par exemple, pas besoin d’équipement de mesure ou de laboratoire sur leur lieu de travail.
- Si les logiciels et les applications nécessaires au travail peuvent être utilisés via le cloud et n’ont pas besoin d’être installés sur un PC spécifique.
Avant de mettre en place un desk sharing dans votre entreprise, il est recommandé d’en expliquer le concept à vos employés. Montrez également comment vous envisagez précisément la mise en œuvre de cette méthode de travail et quels en sont les avantages. Idéalement, il faudrait impliquer vos employés dès la conception.
Mettre le desk sharing en place
Il existe différentes variantes de bureau partagé. Selon la manière dont vos employés travaillent, leurs besoins ainsi que leur ouverture d’esprit vis-à-vis du concept, différentes approches peuvent être envisagées :
En fonction de la flexibilité
- Flexibilité totale :
L’entreprise dispose uniquement de bureaux qui sont vidés dès que le poste de travail est laissé vacant pour une période prolongée, comme lorsqu’un employé est en réunion ou en pause déjeuner.
- Flexibilité quotidienne :
Les employés choisissent (ou se voient attribuer) leur poste de travail chaque jour et ce dernier n’est vidé qu’à la fin de la journée de travail.
En fonction du département
Les postes de travail peuvent être flexibles uniquement au sein d’un même département, par exemple. Cela signifie que tous les employés d’un même département auront leur poste de travail toujours dans la même zone de ce département, bien qu’ils utiliseront des bureaux différents. Vous pourrez ainsi attribuer à votre département marketing ou commercial une zone spécifique de votre entreprise, où les employés auraient alors un espace de travail partagé.
Les avantages et inconvénients du desk sharing
| Avantages | Inconvénients | |
|---|---|---|
| Pour les entreprises | • Économies de coûts grâce à une meilleure utilisation des espaces et des ressources • Les postes de travail restent propres, car ils sont vidés en fin de journée | • Si les employés n’adhèrent pas au concept, leur motivation ainsi que leur productivité peuvent diminuer |
| Pour les employés | • Un environnement de travail dynamique et le contact avec des personnes d’autres équipes favorisent la créativité • Le sentiment de communauté est renforcé au sein de l’entreprise • Les employés ont plus d’autonomie grâce aux libre choix de leur poste de travail | • Le libre choix du poste peut conduire au stress, notamment si des discussions émergent autour des places les plus convoitées • Les postes de travail ne peuvent pas être personnalisés • Dans les open spaces, la concentration peut être réduite |
Bien aménager son espace pour le desk sharing
Pour que vos employés se sentent à l’aise, il est important d’équiper tous les postes de travail de manière aussi confortable que possible. Voici l’équipement à fournir :
- Meubles de rangement
Des meubles de bureau adaptés sont essentiels au quotidien, afin de rendre les matériaux et outils rapidement et facilement accessibles, via des caissons à roulettes, par exemple. Les documents, tels que les dossiers, livres et papiers, peuvent être stockés dans des armoires de bureau ou sur des étagères. Le tout doit se trouver à un endroit central et accessible, de sorte que les employés puissent facilement y accéder. - Matériel bureautique
Le matériel bureautique doit également être pratique et confortable à utiliser. Vous pouvez, par exemple, connecter tous les accessoires informatiques, tels que le clavier, l’écran et la souris directement sur une station d’accueil. Cela évite ainsi de perdre des câbles ou des accessoires.
Pour économiser de l’énergie au bureau, équipez chaque poste de travail avec une multiprise dotée d’un interrupteur. De cette manière, tous les appareils pourront être éteints simultanément après le travail.
Assurez-vous aussi que chaque poste de travail ait un accès internet., idéalement via le Wi-Fi. Utilisez des répéteurs pour que le signal sans fil puisse atteindre tous les ordinateurs portables de manière stable. - Confort et ergonomie
Offrez un espace confortable en aménageant les postes de travail de manière ergonomique :
• Des grands bureaux, idéalement réglables en hauteur,
• des chaises de bureau réglables, avec, éventuellement, une formation sur la manière de régler correctement sa chaise de bureau,
• orientez les bureaux de préférence à 90° par rapport aux fenêtres, afin que la lumière du jour tombe latéralement sur le bureau et assure un bon éclairage naturel,
• opter pour des caissons à roulettes verrouillables pour le stockage d’effets personnels. Ceux-ci peuvent aisément être déplacés vers d’autres postes de travail, si besoin,
• des cloisons pour délimiter les différentes zones du bureau et assurer un travail plus tranquille dans les zones de passage ou près des portes.
Avec le même équipement sur tous les bureaux, vous évitez que vos employés se sentent mieux ou moins bien d’un poste à l’autre. Cela permet d’empêcher l’apparition d’envie ou de stress entre collègues. N’hésitez pas à équiper tous les postes de travail de la même manière et à veiller à ce que vos employés ne soient désavantagés sur aucun poste.
Ce qu’il faut considérer pour un bureau partagé moderne
Avec la popularité grandissante du télétravail, les employés passent moins de temps dans les locaux de l’entreprise tout au long de la semaine. Certains postes de travail fixes restent donc souvent inoccupés. Pour les entreprises, cette situation entraîne des coûts plus élevés, car les espaces de bureau sont coûteux, surtout en centre-ville.
Avec le desk sharing, les entreprises cherchent à minimiser leur coût en fournissant, à l’avenir, moins de postes de travail pour le personnel. Pour les employés, cela signifie la disparition du poste de travail fixe. Pour que le desk sharing fonctionne, des règles claires doivent être établies et respectées.
Il est également essentiel de veiller à ce que le personnel puisse travailler sur chaque poste de travail, sans restriction et le plus confortablement possible. Concrètement, cela signifie :
- Être minimaliste : chaque poste de travail doit avoir la même configuration de base,
- pas de personnalisation : les objets personnels, comme les photos, ne sont pas présents sur le bureau, ou sont retirés en fin de journée,
- politique du Clean Desk : le poste de travail doit être vidé et nettoyé avant de partir,
- règles claires : attribution et réservation de place à l’avance, ou selon un système où personne n’est désavantagé sur le long terme.
FAQ sur le desk sharing
Le desk sharing, ou bureau partagé, désigne le changement quotidien du poste de travail dans un même environnement de bureau. Cela signifie que les employés n’ont pas de postes fixes, mais choisissent chaque jour un nouveau poste, en fonction des disponibilités.
Pour faire du desk sharing, les employés doivent partager le bureau. Ils choisissent un poste de travail libre à leur arrivée et enlèvent tous les objets personnels en quittant le poste de travail en fin de journée. De cette manière, ce dernier pourra être utilisé par la prochaine personne qui s’y installera.
Pour que le desk sharing fonctionne sans accroc, certaines règles doivent être établies et suivies par les employés. Par exemple, le bureau doit être rangé à la fin de la journée de travail. Les responsables doivent veiller à équiper tous les postes de manière égale et à garantir la sécurité au travail à chaque bureau.
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© gettyimages.de – alvarez
