Gestion des stocks : définition, objectifs et conseils

La gestion des stocks, parfois appelé contrôle des stocks, est le système clé vers une gestion d’entrepôt efficace. En effet, vous ne pourrez gérer votre entreprise de manière profitable qu’en ayant une vue d’ensemble sur vos stocks, en connaissant les flux de marchandises et en ayant bien à l’esprit les temps de production, l’offre et la demande, entre autres. Une gestion avisée des stocks prend ces aspects en compte, ce qui permet d’économiser des coûts.

Pour savoir comment fonctionne une bonne gestion des stocks, quels sont les domaines pertinents et comment optimiser efficacement la gestion de vos stocks, consultez notre guide.

Qu’est-ce que la gestion des stocks ? Définition et objectifs

Par définition, la gestion des stocks comprend la surveillance, la gestion et l’organisation de tous les stocks de l’entrepôt. Cela peut concerner les matières premières et les produits semi-finis nécessaires à la production. Dans ce cas, le terme de contrôle des stocks peut également être employé.

La gestion des stocks a pour objectif une bonne optimisation des stocks dans l’entrepôt. Cela signifie que la quantité des stocks pour la production et l’expédition se situe dans une plage où les ressources et les capacités d’entreposage sont utilisées de manière efficace. En pratique, cela correspond à une utilisation intense, avec des temps de traitement courts. Les matières premières et les produits devraient être immédiatement disponibles en cas de besoin, sans devoir rester longtemps en magasin. Les marchandises entreposées entraînent non seulement des coûts de stockage, mais bloquent aussi du capital d’exploitation, qui n’est alors pas disponible pour couvrir les coûts courants ou pour de nouveaux investissements.

Gestion des stocks : quelles sont les tâches liées à la gestion des stocks ?

La gestion des stocks comprend toutes les tâches de surveillance et d’analyse des conditions de stockage. Les résultats servent alors de base à l’aménagement de l’entrepôt et aident à ajuster et à coordonner les processus de la manière la plus efficace possible. Pour cela, la gestion des stocks doit accomplir et coordonner les tâches suivantes :

• Surveiller le stock de l’entrepôt,
• Déterminer le stock maximal et le stock de sécurité,
• Analyser et planifier les besoins,
• Vérifier et, éventuellement, ajuster la stratégie d’entrepôt,
• Fixer les intervalles et les quantités des commandes,
• Contrôler les temps et les coûts de stockage,
• Organiser les processus opérationnels en entrepôt,
• Coordonner ces processus à la logistique interne.

 Il ne suffit pas d’effectuer ces tâches à dates fixes, par exemple, annuellement ou trimestriellement. Au contraire, la gestion des stocks se doit de contrôler en permanence certaines métriques clés, permettant ainsi à l’entreprise de réagir aussi rapidement que possible aux fluctuations. Celles-ci comprennent :

• Les entrées et les sorties de l’entrepôt,
• La quantité des stocks,
• Les coûts de stockage,
• La moyenne des stocks,
• Les quantités des commandes,
• Les cycles de commande,
• Les taux de disponibilité.

En outre, la gestion des stocks est étroitement liée à la logistique, à la production, à la réception de marchandises et à d’autres domaines de l’entreprise. Elle fait ainsi partie intégrante d’une gestion complète de la chaîne d’approvisionnement. Cela permet de faciliter l’ajustement des processus interdépartementaux aux changements des conditions de production et de marché et permet une gestion de l’entrepôt efficace et économique.

Gestion des stocks et comptabilité : outils de la gestion des stocks

Quels outils et quelles méthodes la gestion des stocks emploie-t-elle afin d’accomplir les tâches mentionnées ci-dessus ? La procédure la plus importante est l’enregistrement continu de tous les mouvements de stock dans le cadre d’une gestion précise des stocks et de la comptabilité. Pour ce faire, il vous faut, lors du premier inventaire, bien enregistrer et bien compter tous les biens en magasin. Ensuite, ceux-ci doivent être catégorisés, selon les nomenclatures d’articles définies. Ils doivent également être dotés d’un numéro unique d’identification (numéro d’article). Cela facilite le contrôle des stocks, la saisie du stock réel et la synthèse des indicateurs actuels utilisés pour le contrôle des stocks.

Pour la saisie des stocks et l’enregistrement des stocks, diverses solutions manuelles et numériques sont disponibles. Dans les grandes entreprises de logistique et de production, ces processus se déroulent principalement de manière automatisée. À cet effet, tous les articles et produits sont dotés d’un code lisible numériquement (code-barres, QR code, puce RFID), qui est saisie automatiquement ou avec l’aide d’appareils de lectures portables par le personnel de l’entrepôt lors de la préparation des commandes. Cette numérisation est transférée en temps réel vers un logiciel de gestion des stocks qui enregistre toutes les entrées et les sorties de marchandises, de sorte que les chiffres des stocks soient toujours exacts et disponibles pour la comptabilité de l’entrepôt.

Dans de nombreuses PME, un tel degré d’automatisation n’est pas encore atteint. Les flux de marchandises sont souvent enregistrés à la main et doivent être saisis manuellement dans le gestionnaire de stock. Cette méthode ne fait en aucun cas obstacle à un suivi efficace des stocks, tant que la saisie est effectuée et transmise avec soin et au bon moment. Ce qui est important, en revanche, est l’organisation de l’entrepôt. Une condition préalable à toute forme de gestion des stocks et des approvisionnements est un entrepôt fermé. Cela signifie que toutes les entrées et sorties de marchandises sont enregistrées de manière complète. Des retraits inaperçus sont alors impossibles.

La gestion des stocks en tant que processus

L’analyse ABC XYZ, notamment connue pour la gestion des pièces de classe C, joue un rôle fondamental pour la gestion des stocks. Cela implique de classer tous les bien d’entrepôt selon leur valeur économique (classe A, B ou C) pour l’entreprise, ainsi que la demande moyenne de ces produits (X, Y ou Z) en différent groupe. Ensuite, la gestion des stocks détermine les quantités, les intervalles de commande, les emplacements de stockage, etc. qui sont économiquement judicieux pour chaque groupe de marchandises. Trois étapes sont alors nécessaires pour chaque groupe :

1. Planification des besoins

Dans un premier temps, il faut déterminer le besoin pour un certain bien, sur une période définie. La base de ces chiffres doit être constituée de commandes déjà reçues ou prévisibles. Il est également possible de procéder à ce calcul en se fondant sur les chiffres de vente des années commerciales passées. Le résultat doit correspondre aux chiffres de stock réellement nécessaires à l’entreprise.

2. Planification des stocks

Cette étape concerne les quantités de commandes à déterminer. L’objectif est de trouver un équilibre entre un stock aussi réduit que possible afin d’économiser des coûts et la disponibilité rapide des marchandises pour les commandes à court terme. Pour cela, les stocks minimaux et maximaux nécessaires sont déterminés.

• Stock minimal de sécurité : stock supplémentaire permettant de couvrir temporairement une demande inattendue ou une augmentation de la demande.
• Stock maximal de sécurité : quantité maximale de marchandises avant que le stockage ou la logistique interne soit surchargée.

3. Planification de l’approvisionnement

Enfin, il s’agit de déterminer quand et à quels intervalles les matières premières et les matériaux doivent être approvisionnés.  Les intervalles de commande sont déterminés sur la base des résultats obtenus par la planification des besoins et des stocks et mis en œuvre individuellement pour chaque groupe de marchandises.

Importance et avantages de la gestion des stocks pour une entreprise

Dans de nombreuses entreprises, la gestion de l’inventaire et des stocks représente un grand potentiel pour l’optimisation pour l’entrepôt. Avec des mesures appropriées, vous pouvez réduire les coûts de stockage tout en rendant les processus plus efficaces. Lorsque cela se produit, votre entreprise bénéficie de nombreux bénéfices :

• Les stocks de l’entrepôt peuvent couvrir de manière fiable vos besoins de production. En outre, vous pouvez éviter les périodes de production réduite et les arrêts des machines.
• Les commandes entrantes peuvent être immédiatement traitées et les retards et ruptures de livraison ne se produisent plus.
• Les stocks sont suffisamment faibles pour économiser les coûts de stockage, mais tout en étant suffisamment élevés pour couvrir les besoins de production et d’expédition.
• Les réductions des excédents de stock permettent de libérer le capital d’exploitation immobilisé dans l’entrepôt. Ce dernier est alors disponible pour les investissements ou les coûts entrants.
• Les courts délais de livraison et la disponibilité garantie des marchandises améliorent la satisfaction et la confiance des clients.

FAQ sur la gestion des stocks

Source de l’image:
© gettyimages.de – fatihhoca