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Pick-by-voice est un procédé de préparation des commandes utilisé en logistique pour les entrepôts. Cette méthode vise à rendre ce processus plus efficace et plus rentable, tout en limitant les risques d’erreur. Dans ce guide, vous apprendrez comment fonctionne cette méthode et quels sont les avantages et les inconvénients d’un système de voice-picking au sein d’une entreprise.
Qu’est-ce que la préparation de commandes pick-by-voice ?
Contrairement aux autres types de préparation de commandes, le personnel communique avec le système de gestion d’entrepôts (ou WMS – Warehouse Management System) à l’aide d’un casque et d’un ordinateur à commande vocale. Les collaborateurs sont ainsi guidés tout au long du processus de préparation des commandes via une interface vocale et peuvent alors traiter ces dernières. Ce système permet de prélever les produits en ayant les mains libres.
Cette technique vise à ce que la préparation des commandes se déroule le plus efficacement possible. Pour fonctionner, les dispositifs de picking vocal doivent être intégrés dans un système de gestion d’entrepôts.
Quelles sont les caractéristiques du prélèvement pick-by-voice ?
Les systèmes de commande vocale en logistique se distinguent par les caractéristiques suivantes :
- Instructions vocales : votre personnel chargé de la préparation des commandes reçoit des instructions vocales via un ordinateur au moyen d’un écouteur.
- Travail en mains libres : les collaborateurs ont leurs deux mains libres lors de la préparation des commandes et n’ont pas besoin d’utiliser un scanner.
- Suivi des stocks en temps réel : le prélèvement d’articles est immédiatement actualisé dans le système de gestion d’entrepôts, de sorte que les stocks sont toujours à jour.
À quelles entreprises la commande vocale convient-elle ?
La préparation par voice-picking convient principalement aux entreprises qui ont un volume de préparation de commandes élevé, des stocks qui fluctuent fortement ou qui varient en fonction de la saison ou qui ont beaucoup d’articles différents en magasin, par exemple :
- Entreprises e-commerce
- Prestataires indépendants de services logistiques
- Détaillants
- Entreprises pharmaceutiques
- Entreprises de production.
Avantages et inconvénients de la préparation de commandes pick-by-voice
Comme toutes les méthodes de préparation de commandes, la procédure par saisie vocale présente des avantages et des inconvénients, dont vous trouverez un aperçu dans le tableau ci-dessous :
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Grande efficacité L’utilisation de commandes vocales permet à vos employés d’exécuter les ordres de préparation de commandes en un minimum de temps et d’efforts. Les systèmes de voice-picking peuvent être configurés de manière à optimiser les trajets, c’est-à-dire que le personnel se voit attribuer des temps de trajet ou de déplacement aussi courts que possible entre les différents emplacements de prélèvement des marchandises. Le dispositif fournit des indications précises, par exemple, concernant l’endroit où les marchandises sont stockées, afin que les collaborateurs puissent les trouver sans faire de détours. La méthode de prélèvement vocale permet d’optimiser les coûts de logistique et de stockage : une efficacité accrue et un risque d’erreur réduit augmentent le taux de préparation des commandes. Le système peut également minimiser les pertes, car les instructions précises transmises par le système préviennent la livraison de marchandises défectueuses ou endommagées. | Frais initiaux L’introduction de la technologie pick-by-voice nécessite un investissement initial important en termes de matériel et de logiciels ainsi que de formation du personnel, ce qui peut représenter un coût important pour certaines entreprises. |
| Faible taux d’erreur Le pick-by-voice réduit les erreurs en donnant des instructions claires et en fournissant à votre personnel des retours sur les opérations effectuées. Par exemple, si une personne prend un mauvais article dans un rayon ou dépose un produit à un endroit non prévu à cet effet, le système émet un avertissement. Celui-ci communique au collaborateur ce qu’il n’a pas fait correctement et ce qu’il doit entreprendre à la place. Ainsi, le personnel peut directement rectifier ses éventuelles erreurs. Un faible taux d’erreur est susceptible d’avoir un impact positif sur le chiffre d’affaires, car il permet d’éviter les coûts liés aux retours et à leur traitement. De plus, la satisfaction des clients s’en ressent, car peu d’articles sont mal livrés ou endommagés à la réception. | Intégration dans un système de gestion d’entrepôts Le voice-picking doit être intégré au système de gestion d’entrepôts existant. Cette opération complexe doit être réalisée par des spécialistes. Des problèmes liés à son installation peuvent entraîner des retards et des erreurs dans tout le système, ce qui peut avoir des répercussions négatives sur les opérations de préparation de commandes lors de cette étape. |
| Meilleure sécurité Le voice-picking renforce la sécurité dans l’entrepôt : il peut donner des indications relatives à des situations qui présentent un risque pour la sécurité. Par exemple, si un chariot de manutention s’approche d’une zone difficile d’accès, comme une allée de travail étroite ou un sol mouillé dans l’entrepôt, le système peut émettre un avertissement. La personne qui conduit le chariot est ainsi informée et peut, le cas échéant, emprunter un autre itinéraire. Le fait que vos employés n’aient pas les yeux rivés sur un écran et qu’ils aient leurs deux mains libres réduit le risque d’accident, en particulier lorsque des transpalettes ou des gerbeurs sont utilisés. | Nuisances sonores et bruits de fond dans l’entrepôt Un niveau de nuisance sonore élevé dans l’entrepôt ainsi que différents bruits de fond peuvent perturber la transmission vocale. Le système ne peut pas toujours comprendre correctement les commandes du personnel dans un environnement bruyant, ce qui peut engendrer des erreurs de picking. |
| Amélioration de la satisfaction client Grâce à des délais de préparation de commandes réduits, les marchandises quittent rapidement votre entrepôt et atteignent ainsi leur destination en peu de temps. Associé à un taux d’erreur de prélèvement plus faible, cela augmente la satisfaction des clients et peut conduire à une meilleure fidélisation de ces derniers. |
Lors de tout recours au pick-by-voice, veillez à ce que l’environnement soit le moins bruyant possible afin d’éviter les erreurs de manipulation et de garantir le bon déroulement de la préparation des commandes.
Comment se déroule le travail avec les systèmes de commande vocale ?
En fonction des opérations de stockage, le pick-by-voice peut varier d’une entreprise à l’autre. Néanmoins, le processus suit en général les étapes suivantes :
1. Attribution des tâches au personnel de préparation des commandes
Les commandes sont transmises par le système pick-by-voice au dispositif vocal mobile du personnel chargé de la préparation des commandes. Celui-ci traite les instructions vocalement et les transmet à l’oreillette.
2. Confirmation de l’emplacement
Lorsque le préparateur de commandes arrive à l’emplacement du premier article à prélever, il communique sa localisation en prononçant un identifiant unique dans le microphone. Le système confirme alors également l’emplacement et invite à prélever le premier article.
3. Prélèvement de l’article
Le préparateur de commandes prélève l’article et atteste vocalement de sa collecte. Le logiciel constate à son tour le prélèvement et invite à passer à l’article suivant.
4. Confirmer la commande
Dès que tous les articles d’une commande ont été prélevés, le préparateur de commandes confirme la bonne exécution de la commande par message vocal. Le logiciel pick-by-voice indique alors que la préparation de la commande est entièrement terminée et transmet l’ordre suivant.
5. Mise à jour des données relatives à l’inventaire
Dès qu’une commande a été effectuée, le système actualise l’inventaire des magasins.
Quelles sont les différentes instructions vocales disponibles avec le voice-picking ?
Les commandes vocales et les informations typiques que le personnel et le système échangent sont les suivantes :
- Confirmation de la localisation de l’article
- Identification de l’article
- Confirmation de la quantité prélevée
- Confirmation de la commande à la fin du processus de prélèvement
- Correction d’erreur par le système en cas de prélèvement erroné
- Mises à jour du statut du système (par exemple, informations relatives au nombre d’articles restant à prélever avant de terminer la tâche)
Conseils pour améliorer la préparation de commandes par voice-picking
Pour que le processus pick-by-voice fonctionne au mieux dans votre entrepôt, nous avons réuni quelques conseils qui vous permettront de le mettre en place.
- Effectuez une analyse approfondie de votre entrepôt et de vos processus
Avant d’introduire un système pick-by-voice, vous devez effectuer une évaluation minutieuse de votre entrepôt et des processus qui y sont liés. Cette analyse comprend une appréciation de la disposition de l’entrepôt, du niveau sonore et du type d’articles à prélever. Vous devez également vous demander si vous souhaitez utiliser la reconnaissance vocale uniquement pour la préparation des commandes ou pour d’autres processus, tels que la réception des marchandises. - Assurez-vous de la compatibilité du système avec vos dispositifs existants
Un système pick-by-voice doit impérativement pouvoir communiquer avec le système de gestion des entrepôts (WMS). Avant de choisir un système, assurez-vous donc qu’il puisse s’intégrer à ce dernier. Si ce n’est pas le cas, vous devez soit choisir un autre système de voice-picking, soit mettre en place un système de gestion d’entrepôts alternatif. - Surveiller et évaluer les performances du système
Une fois le système de prélèvement par commande vocale mis en place, vous devez régulièrement contrôler ses performances. Cela implique de surveiller la précision et la vitesse de la préparation des commandes, la productivité de votre personnel et les éventuels problèmes qui peuvent survenir au cours du processus.
Sur la base de ces informations, il est possible de modifier le processus (par exemple, en modifiant la disposition de l’entrepôt ou la codification des articles). Cela permet ainsi de maximiser l’efficacité de la transitique au sein du magasin.
Quels sont les appareils et logiciels nécessaires pour le pick-by-voice ?
Plusieurs équipements et logiciels sont nécessaires pour cette méthode. Les principaux composants sont les suivants :
- Ordinateur vocal mobile
Le personnel porte sur lui un appareil mobile de communication vocale, qui peut par exemple être fixé à la ceinture. L’ordinateur vocal est relié au système de gestion des entrepôts par WLAN.
- Casque d’écoute
Le personnel communique avec le système de gestion des entrepôts via un casque audio connecté à l’ordinateur vocal : le personnel reçoit alors les messages vocaux du système et confirme les informations dans le microphone.
- Système de gestion des entrepôts (WMS)
La méthode de picking vocal dépend d’un système de gestion des entrepôts (WMS) compatible avec l’ordinateur à commande vocale, de façon à ce que le processus de préparation de commandes puisse se faire par reconnaissance vocale.
- Réseau WLAN
L’ordinateur vocal communique avec le système de gestion des entrepôts via un réseau WLAN. Il est important que ce dernier soit rapide et fiable afin que les commandes vocales et les réponses soient transmises rapidement et avec précision.
Quels sont les coûts d’un système pick-by-voice pour les entreprises ?
Les coûts d’acquisition d’un système de picking by voice dépendent de la taille de l’entrepôt et des systèmes déjà en place dans l’entreprise. Il n’est pas possible de se prononcer de manière générale à ce sujet. Il est toutefois possible de prévoir les coûts suivants relatifs à une éventuelle installation :
- Frais pour l’équipement informatique :
Casques audio et ordinateurs vocaux mobiles pour chaque employé chargé de la préparation des commandes, ainsi que des routeurs WLAN et, le cas échéant, des répéteurs, afin que l’ensemble de l’entrepôt soit couvert par la réception WLAN.
- Coûts pour les logiciels :
Système de gestion des entrepôts compatible avec l’ordinateur vocal.
- Frais pour l’intégration et l’installation du système ainsi que pour la formation du personnel :
L’intégration du système et la formation du personnel nécessitent généralement de faire appel à une société de services informatiques.
- Coûts de maintenance et d’assistance :
Pour que le système fonctionne correctement, il doit faire l’objet d’une maintenance régulière et de mises à jour. En cas de problème, un service d’assistance doit également être disponible. Pour ces deux mesures, il est généralement nécessaire de faire appel à une entreprise externe.
Les coûts engendrés dépendent de différents facteurs et peuvent être plus ou moins élevés. Il n’est donc pas possible ici de chiffrer les montants exacts de ces dépenses.
Quelles sont les alternatives au système pick-by-voice ?
La préparation de commandes par prélèvement vocal ne convient pas à toutes les entreprises. En fonction de la taille de celle-ci ainsi que du type et de la quantité de marchandises, vous pouvez également effectuer la préparation de commandes avec les autres méthodes suivantes :
Pick-by-paper
Pick-by-paper est une méthode de préparation de commandes basée sur des fiches de prélèvement en papier. Les employés reçoivent des listes de préparation de commandes ou des fiches de livraison en papier sur lesquelles ils consignent les commandes à la main. Une fois la préparation des commandes effectuée, les données doivent être transférées dans le système de gestion des entrepôts.
Pick-by-scan
Avec la méthode pick -by-scan, les commandes et les listes de prélèvement sont affichées sur un appareil mobile. Il faut en plus un appareil de saisie mobile des données pour scanner les codes-barres des articles à prélever.
Pick-by-light
Les systèmes de prélèvement pick-by-light (également appelés « pick-to-light ») utilisent des témoins lumineux et des écrans pour guider le personnel vers les bons emplacements de l’entrepôt où il peut collecter les articles. Chaque point de prélèvement est équipé d’un dispositif lumineux ou un écran qui indique la quantité d’articles à prélever. Les employés scannent les codes à barres pour confirmer le prélèvement des articles.
Pick-by-vision
Avec le système de préparation des commandes pick-by-vision, les collaborateurs effectuent les différentes opérations à l’aide de lunettes de données. Celles-ci indiquent, par exemple, l’emplacement de l’article à prélever ainsi que les quantités requises. Le retrait de l’article est confirmé soit en scannant un code à l’aide d’un appareil de saisie mobile, soit par une caméra intégrée dans les lunettes.
FAQ sur le pick-by-voice
La préparation de commandes par voice-picking est une méthode qui permet aux employés d’être guidés à travers le processus de préparation de commandes par des instructions vocales. Elle permet au personnel de prélever des articles en gardant les mains libres et en utilisant un système vocal automatique.
Pour la mise en œuvre du pick-by-voice, vous avez besoin de :
• Un casque audio
• Un ordinateur vocal mobile
• Un réseau WLAN
• Un système de gestion d’entrepôts
Les systèmes de préparation de commandes vocaux sont particulièrement adaptés aux entreprises ayant un important flux de commandes, des inventaires fluctuants ou saisonniers, ou une grande diversité de produits en stock. Parmi les secteurs qui peuvent en tirer le meilleur parti, on trouve notamment :
• Les entreprises e-commerce
• Les prestataires de services logistiques tiers
• Les détaillants
• Les entreprises pharmaceutiques
• Les entreprises de production
Source de l’image:
© gettyimages.de – monkeybusinessimages
