Préparation de commande : définition pour la logistique d’entrepôt

Le processus de préparation de commande comprend toutes les étapes de travail nécessaires pour assembler des articles et matières premières à la suite d’une commande. Cela en fait l’une des tâches centrales de l’entrepôt. Les méthodes utilisées lors de la préparation de commande influencent de nombreux facteurs, tels que la configuration de l’entrepôt, l’attribution des emplacements de stockage, l’organisation de l’intralogistique ou le choix de la technique de manutention appropriée.

Dans ce guide, vous trouverez un aperçu de ces interrelations et des informations les plus importantes sur la préparation de commande : les différents types existants, leur adéquation avec divers modes opérationnels et comment ceux-ci peuvent être mis en œuvre ou optimisés dans la pratique.

Qu’est-ce que la préparation de commande ? Missions et définition

En logistique, la préparation de commande est définie comme le processus d’assemblage de biens individuels ou d’articles issus de l’assortiment total d’une entreprise en une seule expédition de marchandises. Elle est établie sur des commandes provenant directement des clients ou en interne, d’un autre département de l’entreprise (par exemple : de la production). Les employés traitant ces commandes en entrepôt sont désignés comme des préparateurs de commande ou « pickers », en anglais.

La préparation de commande, associée à la réception des marchandises, au stockage, au transport interne et à l’expédition des biens, fait partie de l’intralogistique. Elle comprend à son tour différents processus, notamment :

• La localisation des articles commandés dans différentes zones de stockage
• Le choix des moyens de manutention, des itinéraires de transport, des conteneurs, etc.
• Le retrait des marchandises des étagères de stockage
• La préparation de l’expédition des marchandises
• Le transport de l’emplacement de stockage à la zone d’emballage et d’expédition

Selon la complexité de l’exécution des commandes dans une entreprise, la préparation de commande peut être organisée différemment. Un critère décisif pour le processus est de savoir si une entreprise remplit principalement des commandes régulières et planifiables ou traite plutôt des commandes individuelles à court terme. D’autres paramètres tels que la variété des marchandises, la taille de l’entrepôt, le volume des envois ainsi que la nature et la taille des biens expédiés jouent également un rôle. Pour chaque scénario, il existe des systèmes adaptés et une méthode pertinente pour organiser la préparation de commande de manière aussi efficace que possible.

Méthodes de préparation de commande pour un traitement de commande efficace

Pour trouver la méthode idéale de préparation de commande, les commandes entrantes sont essentielles. À partir des quantités commandées, du nombre de différents articles et d’éventuelles répétitions de la commande, vous pouvez déduire quelle méthode de préparation de commande est la mieux adaptée pour un traitement fluide. Vous avez le choix entre des procédures en une ou deux étapes.

1. La préparation de commande en une étape

La préparation de commande en une étape est effectuée pour chaque commande individuellement. Cela signifie que tous les articles d’une commande sont retirés de l’entrepôt et envoyés à l’emballage avant que la commande suivante ne soit traitée. Cette méthode est principalement axée sur la commande et peut être mise en œuvre de deux manières différentes dans la pratique :

• Prélèvement en série, axé sur chaque commande :

Tous les articles commandés sont récupérés un par un, dans l’ordre successif de leur emplacement de stockage respectif. Selon la taille de l’entrepôt, une personne est responsable de parcourir tout l’entrepôt. Alternativement, la commande peut être transmise d’une zone de stockage à une autre. Cette méthode est courante, mais n’est pratique que dans les petites entreprises avec des espaces de stockage gérables.

En effet, plus les commandes et l’entrepôt sont grands, plus les inconvénients prédominent : alors que la première variante implique de longs trajets et des temps de préparation de commande, la seconde peut entraîner de longs temps d’attente et des erreurs lors du transfert.

• Prélèvement parallèle, axée sur chaque commande :

Ici, le personnel travaille simultanément dans plusieurs zones de stockage pour traiter une commande. La compilation de l’envoi est effectuée à un point de collecte, où tous les articles individuels de la commande arrivent. Avec cette méthode, les temps de préparation de commande sont réduits. Cependant, celle-ci présente l’inconvénient de nécessiter une zone de travail supplémentaire pour regrouper les marchandises. De plus, la coordination préalable est laborieuse pour répartir la commande et éviter les temps d’attente inutiles et les allers-retours dans les différentes zones de stockage.

2. La préparation de commande en deux étapes

Lorsque plusieurs commandes pour les mêmes produits sont reçues, la préparation de commande en deux étapes est le choix le plus judicieux. Dans cette méthode, plusieurs commandes sont traitées simultanément. La quantité totale de produits à expédier est d’abord retirée de l’entrepôt, puis répartie dans un second temps entre les différentes livraisons.

Ce procédé est également connu sous le nom de préparation de commandes multiples ou préparation multicommandes. Il permet de réduire considérablement les distances et les temps de déplacement nécessaires pour la préparation de commande, car les différents emplacements et zones de stockage doivent être visités moins fréquemment. Cependant, cela ne signifie pas qu’une commande est effectivement traitée plus rapidement, car il faut d’abord rassembler plusieurs commandes. La méthode est donc rentable uniquement à partir d’un volume de commandes plus important.

Un inconvénient pour les petites entreprises est le niveau élevé d’organisation requis. Les commandes doivent d’abord être regroupées en fonction des marchandises commandées, transmises simultanément aux zones de stockage concernées, puis à nouveau divisées en livraisons individuelles. En revanche, les grandes entreprises de transport bénéficient de cette méthode, car elle est très bien adaptée à un entrepôt automatisé où un logiciel de gestion performant peut prendre en charge la gestion des commandes et leur expédition.

Systèmes de préparation de commande : rapprocher personnel et marchandises

Une décision fondamentale dans l’aménagement d’un entrepôt est la manière dont vous souhaitez effectuer la préparation de commande. Assemblez-vous manuellement les envois de marchandises ou optez-vous pour une préparation de commande automatique ?

La réponse à cette question influence l’aménagement et l’équipement de l’entrepôt, mais aussi le choix d’une stratégie de stockage appropriée, car elle détermine comment le personnel accède aux marchandises destinées à l’expédition. Il existe deux options :

• La préparation de commande « personne-vers-marchandise » représente la préparation de commande manuelle. Le personnel de l’entrepôt se déplace vers l’emplacement des marchandises et prélève la quantité commandée. Cela se fait soit sans aucun outil, soit avec l’aide de véhicules de manutention manuels.
• Dans la préparation de commande « marchandises-vers-personne », les différents biens sont assemblés via une préparation de commande automatique. Des appareils de manutention automatisés et des techniques de transport sont utilisés pour le prélèvement et le transport, apportant les marchandises souhaitées directement à un point de préparation de commande défini. Selon le degré d’automatisation de l’entrepôt, l’opération est effectuée par des personnes ou entièrement gérée par logiciel.

La première variante permet une grande marge de personnalisation et est donc particulièrement adaptée aux entreprises avec un volume élevé de commandes individuelles. Des transpalettes et des gerbeurs performants peuvent transporter de grandes quantités de marchandises et être utilisés de manière flexible et adaptée aux besoins.

Les solutions automatisées sont quant à elles idéales pour le traitement efficace et économe en ressources des commandes en gros planifiables. Un système de rayonnage pour charges lourdes utilise de manière optimale l’espace de l’entrepôt et peut être entièrement automatisé avec la technique de manutention appropriée.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des avantages et inconvénients des deux systèmes de préparation de commande :

Procédures de préparation de commande avec et sans documents

Si, dans votre entrepôt, vous utilisez la préparation de commande manuelle, vous devez choisir une méthode pour afficher et documenter le retrait des marchandises. Celle-ci indique au personnel de l’entrepôt quelles marchandises sont nécessaires et en quelle quantité, créant ainsi la base pour l’enregistrement des entrées et des sorties de stock pour la mise à jour de l’inventaire. Les options varient d’une simple liste d’articles à cocher à des solutions high-tech basées sur la RFID (technique de marqueurs radio-étiquettes ; « radio frequency identification » en anglais).

• Préparation de commandes liste papier ou « Pick-by-Paper » est la forme la plus simple de préparation de commande. Une copie de la commande, un bon de colisage, ou ce qu’on appelle une liste de prélèvement, indiquent la quantité et le type de marchandises nécessaires. Le personnel de l’entrepôt coche les articles collectés. Plus tard, ces documents servent de justificatifs et les informations sont transférées dans les programmes informatiques correspondants (gestion de stock, facturation).
• Préparation de commandes par numérisation ou « Pick-by-Scan » est la méthode de préparation de commande la plus utilisée. La commande, avec toutes les informations pertinentes (article, quantité, emplacement de stockage), est affichée sur un appareil mobile. L’enregistrement du prélèvement des marchandises se fait à l’aide d’une saisie des données mobiles (MDC – Mobile Data Collection en anglais), par exemple, en scannant un code-barres. Les données sont transférées en temps réel au logiciel de gestion d’entrepôt (WMS – Warehouse Management System en anglais) afin que tous les domaines de travail concernés soient à jour.
• Préparation de commandes par reconnaissance vocale ou « Pick-by-Voice » fonctionne selon un principe similaire, mais entièrement contrôlé par la voix. L’employé est équipé d’un casque qui lui permet d’annoncer les différentes marchandises et de les confirmer en conséquence après le prélèvement. La transmission au WMS se fait aussi automatiquement et en temps réel.
• Préparation de commandes par signalisation lumineuse ou « Pick-by-Light » nécessite un équipement de stockage spécial dans l’entrepôt. Les étagères ou armoires de stockage sont équipées d’une lumière, d’un affichage des quantités et d’un bouton de confirmation. Le fait qu’une lumière s’allume indique qu’il faut prélever la marchandise à cet endroit. Le bouton est pressé après le prélèvement et signale au système la réalisation de la tâche et la mise à jour du stock.
• Préparation de commandes avec réalité augmentée ou « Pick-by-Vision » est l’une des méthodes de préparation de commande les plus récentes. Toutes les informations pertinentes sont affichées et enregistrées à l’aide de lunettes de données. Selon le champ de vision de la personne, les lunettes reconnaissent quelles informations sont nécessaires et les affichent (par exemple : emplacement exact, quantités, etc.). Lors du prélèvement, une vérification automatique de la vue contrôle la quantité et le type de marchandises, les compare avec la commande et les confirme ou les signale immédiatement.

La méthode Pick-by-Paper représente la préparation de commandes avec documents, car chaque étape est documentée par écrit et ensuite notée à l’aide de ces documents dans les registres et/ou programmes correspondants. L’avantage est qu’aucune planification complexe ni outils techniques ne sont nécessaires pour la préparation de commande et que le nouveau personnel peut être rapidement formé à la tâche.

Cependant, la prédominance des méthodes supportées par la saisie des données mobiles suggère que la préparation de commandes sans documents est souvent privilégiée. Particulièrement dans les grands entrepôts avec de hauts volumes de mouvement, elle présente de nombreux avantages : la préparation de commande sans documents réduit considérablement la charge administrative et également le taux d’erreur, car les informations importantes sont directement transmises aux endroits clés. Cela a un effet positif sur les temps de préparation de commande et, à long terme, également sur les coûts de stockage. D’autre part, l’introduction de procédures de préparation de commande sans documents implique des coûts d’investissement élevés, qui ne sont pas proportionnels aux revenus pour de nombreuses PME. Pour cette raison, il est probable que les deux méthodes continueront à coexister à l’avenir.

Calculer et optimiser les temps de préparation de commande

Lors de l’évaluation de l’efficacité de la préparation de commande dans une entreprise, les temps de préparation de commande sont constamment examinés. Ces derniers indiquent la rapidité avec laquelle la commande reçue est traitée en entrepôt. Lorsque les processus de stockage sont passés au crible, les temps de préparation de commande offrent un grand potentiel d’optimisation. L’objectif étant de pouvoir toujours gagner autant de temps que possible, et ainsi de réduire les coûts.

Pour faciliter l’analyse, le temps de préparation de commande est divisé en cinq périodes distinctes :

• Temps de base : temps nécessaire pour l’organisation des processus de préparation de commande (attribution des tâches, collecte des documents, mise à disposition des moyens de transport et des conteneurs, documentation, etc.)
• Temps de déplacement : temps nécessaire pour se rendre du point de départ aux emplacements de stockage et revenir au point de collecte
• Temps de prélèvement (temps de picking, temps de collecte) : temps pour prélever les marchandises en stock, remplir les conteneurs de transport ou déposer/ranger sur le moyen de transport
• Temps morts (temps pour un travail annexe) : temps pour toutes les tâches secondaires directement liées à la préparation de commande (par exemple, recherche de l’emplacement de stockage, comptage des quantités, vérification de l’exhaustivité)
• Temps non productifs : temps passés pour des activités non productives pendant la préparation de commande (temps d’attente, pause-café, bavardage, toilettes)

L’enregistrement précis et l’addition de ces temps partiels donnent le temps de préparation de commande.

Cette formule représente de manière simplifiée le déroulement de la préparation de commande. Dans la pratique, il faut noter que certains de ces temps morts peuvent se produire à plusieurs reprises. Le temps de déplacement, le temps de prélèvement et le temps mort doivent être enregistrés et additionnés pour chaque article lors de la préparation d’une commande. Le nombre d’éléments comptant pour le temps de distribution dépend de la personne effectuant la préparation de commande. Seul le temps de base est compté une seule fois pour la préparation d’une commande.

Après le calcul ; l’analyse suit. Il s’agit de déterminer si et comment il est possible de réduire les temps pour économiser sur les coûts de stockage. La division en tâches et en phases de travail distinctes est utile à cet égard, car elle permet de comprendre clairement où les processus sont déjà efficaces et où il peut y avoir un potentiel d’amélioration. Des possibilités d’économies de temps existent pour toutes les phases des étapes spécifiques, comme le montrent les exemples suivants :

FAQ sur la préparation de commande

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