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La réception des marchandises est la première étape que franchissent les produits bruts, les pièces de rechange ou les articles lorsqu’ils atteignent votre entrepôt. Plus celle-ci sera bien organisée, plus les autres processus se dérouleront sans problème. C’est pourquoi il est important de connaître le déroulement du flux de marchandises dans les moindres détails avant de mettre en place la réception des marchandises. Seule cette démarche vous permettra de coordonner parfaitement toutes les opérations logistiques requises pour votre entreprise, ce qui profitera à l’ensemble des activités et, à long terme, à la rentabilité de votre entreprise.
Dans ce guide, vous trouverez toutes les informations qui peuvent vous aider à améliorer la réception de vos marchandises.
Que se passe-t-il à la réception des marchandises ? Définition et déroulement
La réception des marchandises est un service et un domaine d’activité de l’entreprise qui fait lui aussi partie de l’intralogistique. En tant que processus, la réception des marchandises inclut le contrôle d’une livraison entrante ainsi que sa réception et son acheminement vers un entrepôt ou vers un site de production ou de transformation.
Pour que cette tâche soit accomplie le plus rapidement possible et sans erreur, il existe à la réception des marchandises une procédure bien définie, qui peut être divisée en cinq étapes :
- Déchargement et réception des marchandises ;
- Contrôle de la réception des marchandises ;
- Si nécessaire : blocage du stockage et validation ultérieure ;
- Enregistrement de l’entrée des marchandises ;
- Stockage : mise en entrepôt ou traitement subséquent.
Cela permet de s’assurer que les matériaux ou produits commandés sont arrivés à la date souhaitée, dans la quantité et la qualité attendues, et qu’ils sont ensuite stockés ou transformés sur les sites qui leur sont destinés.
Le bon déroulement de la réception des marchandises joue un rôle important pour la logistique à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise. L’ensemble de la procédure, mais aussi les postes de travail, les systèmes de convoyage et les surfaces de stockage doivent être conçus dans ce domaine de manière à permettre un traitement rapide et sans problème des marchandises entrantes.
Outre une organisation idéale, un contrôle étroit et fiable de tous les processus ainsi qu’un équipement d’entreprise adapté permettent d’y parvenir. Cela concerne la mise en place de rampes pour les chariots élévateurs, les transpalettes ou les chariots de transport, l’aménagement de postes de travail mobiles et de surfaces fonctionnelles bien éclairées pour le contrôle de la qualité, ainsi que le choix de techniques de manutention, de systèmes de rayonnage et de conteneurs de stockage appropriés.
La réception des marchandises : déroulement du processus avec toutes les étapes
Pour une organisation optimale de la réception des marchandises dans l’entreprise, vous devez d’abord connaître très précisément le processus dans tous ses détails. La description détaillée de toutes les étapes de travail qui suit pourra ensuite vous servir de base pour analyser et planifier votre réception de marchandises.
- Réception des marchandises : accepter ou refuser la livraison
Vérifiez sur la base des documents de livraison de l’entreprise de transport si la marchandise a bien été adressée à l’entreprise ou s’il s’agit d’une erreur commise lors de la livraison. Veillez à ce que la date de livraison annoncée soit respectée.
Lors du déchargement de la marchandise, un premier contrôle visuel est effectué (quantité, état extérieur des unités d’emballage). En cas d’anomalies ou de dommages, vous pouvez refuser la réception. Si vous acceptez la marchandise, vous devez documenter par écrit toutes les réclamations ! Ensuite, vous confirmez la réception en signant le bon de livraison ou en apposant votre signature sur un dispositif de scannage en y ajoutant la date et l’heure de la livraison. - Contrôle à la réception des marchandises : examen complet des marchandises
Après avoir accepté et validé la livraison, il s’agit maintenant de procéder à un contrôle détaillé de la marchandise. Le type et la quantité exacte des articles livrés sont comparés à la commande et au bon de livraison. De plus, un examen détaillé est effectué sur les articles lors du contrôle qualité. La manière de procéder dépend bien entendu du type de produit. Dans certains cas, il est judicieux de vérifier chaque article individuellement, dans d’autres, il suffit de prélever aléatoirement des échantillons.
Le contrôle de la réception des marchandises doit également être documenté par écrit. Le mieux est de noter directement sur le bon de livraison les articles qui ont été livrés correctement et ceux qui font éventuellement l’objet de réclamations. Ensuite, vous confirmez le contrôle en indiquant la date, l’heure, votre signature et votre nom en entier. - Blocage du stockage : contrôle séparé des marchandises par des organismes externes
Pour certaines livraisons de marchandises, des contrôles supplémentaires par des experts internes ou des institutions externes peuvent être nécessaires. Il s’agit, par exemple, de produits nécessitant un dédouanement séparé ou de produits chimiques et de substances dangereuses dont la sécurité doit être confirmée par un personnel spécialisé et formé.
Dans ce cas, il est nécessaire de procéder à un stockage intermédiaire dans un lieu approprié, où les contrôles prescrits sont effectués. Ce n’est qu’après avoir été validées que ces marchandises peuvent être ajoutées au stock, transformées ou entreposées dans des entrepôts réglementaires. - Enregistrer la réception de marchandises : tenir compte de la fluctuation du stock de marchandises
Souvent, la procédure de la réception des marchandises est directement attribuée au service logistique, mais celle-ci joue également un rôle très important pour le service comptable. Avec chaque livraison reçue, la quantité et la valeur de votre stock de marchandises augmentent. Cela doit être enregistré et justifié au moyen de comptabilisations correspondantes. - Stockage
Avec l’enregistrement de l’entrée de marchandises, les nouveaux articles seront répertoriés dans le stock disponible. Si les quantités sont importantes, vous devez établir des priorités. Assurez-vous que les marchandises nécessaires à l’achèvement d’une commande existante soient disponibles en premier et le plus rapidement possible. Pour cela, il faut une stratégie de stockage appropriée. Pour une préparation efficace des commandes, veillez à ce que les distances de transport soient courtes et les emplacements de stockage facilement accessibles. Afin de réduire les coûts et les ressources, organisez toutes vos livraisons avec une gestion des pièces selon leur nature ou leur valeur, telle que la gestion des pièces C. Lors de la mise en entrepôt, vérifiez la quantité des produits et contrôlez-la en fonction des documents d’enregistrement et de la réception initiale des marchandises.
Pour une réception efficace des marchandises, optimiser le processus
Étant donné la quantité de tâches et de sous-missions que comporte la réception des marchandises, il n’est guère surprenant que ce domaine recèle souvent un grand potentiel de perfectionnement. De manière générale, les principaux critères pour une réception efficace des marchandises sont les suivants :
- De courts délais d’exécution ;
- Une assurance qualité fiable ;
- Un minimum de personnel ;
- Des capacités de stockage raisonnables.
Le défi le plus important est probablement de trouver un bon compromis entre un contrôle approfondi et un investissement en temps et en personnel aussi réduit que possible. Finalement, il ne faut pas que les économies réalisées se fassent au détriment de la qualité ou augmentent le taux d’erreur. Il existe deux approches pour résoudre ce problème : la standardisation et l’automatisation.
La standardisation des processus est particulièrement adaptée aux petites entreprises avec un nombre raisonnable d’employés. Il s’agit ici de définir un déroulement ferme de la procédure pour la réception des marchandises, qui pourra être exécuté dans chaque cas par la personne responsable. Une liste de toutes les étapes nécessaires sur le site ainsi qu’une fiche de contrôle des différentes tâches constituent un soutien bien utile. Nous avons créé une « checklist » pour la réception des marchandises que vous pouvez télécharger ou utiliser comme référence pour votre propre projet.
Dans les grandes entreprises, il peut être intéressant d’automatiser la réception des marchandises. Entre la transmission des documents de livraison, l’enregistrement des entrées de marchandises et l’attribution d’emplacements de stockage adéquats, de nombreuses tâches peuvent désormais être effectuées électroniquement et gérées ou contrôlées par un logiciel de gestion d’entrepôt. Pour ce faire, il est nécessaire de procéder à une analyse approfondie de la réception des marchandises et des processus qui en découlent, afin de déterminer quelles étapes sont susceptibles d’être regroupées, améliorées et, le cas échéant, automatisées.
Si vous manquez de temps et de personnel pour (ré)organiser la réception des marchandises, vous pouvez faire appel à une aide externe. Il existe des prestataires de services intralogistiques qui, après avoir analysé le fonctionnement de votre entreprise, vous proposent des solutions individuelles pour la procédure et, si vous le souhaitez, se chargent de la gestion ou de l’intégration dans un PGI (« progiciel de gestion intégré »).
FAQ sur les procédures de réception de marchandises
En ce qui concerne la réception des marchandises, nous pouvons conclure qu’il s’agit d’un service ou d’un domaine de travail dans une entreprise et également une branche de l’intralogistique en général. Cette procédure comprend le contrôle d’une livraison de marchandises entrante ainsi que sa réception et son acheminement vers l’entrepôt ou une autre unité de production ou de transformation.
Chaque entreprise établit sa propre procédure pour la réception des marchandises, qui repose en grande partie sur les cinq étapes suivantes :
1. Déchargement et réception des marchandises ;
2. Contrôle de la réception des marchandises ;
3. Si nécessaire : blocage du stockage et validation ultérieure ;
4. Enregistrement de l’entrée des marchandises ;
5. Stockage : mise en entrepôt ou traitement subséquent.
De cette manière, il est garanti que les matières premières ou les produits commandés ont bien été reçus au moment voulu, dans la quantité et la qualité attendues, et qu’ils sont ensuite stockés ou transformés sur les sites prévus à cet effet.
Les critères suivants doivent être remplis pour que la réception des marchandises soit assurée de manière efficace :
• De courts délais d’exécution ;
• Une assurance qualité fiable ;
• Un minimum de personnel ;
• Des capacités de stockage raisonnables.
Source de l’image:
© Jungheinrich AG
